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標準作業(yè)是提升企業(yè)效益的有效手段
來源/作者:www.ygbuyi.cn 發(fā)布時間:2017-02-24 00:00:00 瀏覽次數:
  在當今經濟全球化,競爭全球化的知識經濟時代,從每一個企業(yè)的經營效果來看,關鍵的競爭優(yōu)勢在于成本最低或差異化,對于同等條件的競爭企業(yè)來看,差異化往往不是在硬件,而是在軟件,軟件的差異化又往往不是在大的戰(zhàn)略方面,而是在具體的細節(jié) 細節(jié)的差異化不體現在理解上,而是體現在能否將這些細節(jié)進行量化,也即細節(jié)決定成敗,因此:從這個意義上來看,標準作業(yè)對于提高企業(yè)的運行效益也是有非常好的促進作用。

  標準作業(yè)幾乎人人都聽過,但真正了解標注作業(yè)涵義,并懂得如何從無到有建立標準作業(yè)的人少之又少,透過本文我向您全面、完整的介紹標準作業(yè),讓您重新認識標準作業(yè)更深層的涵義。

  提到標準作業(yè),你會聯想到什么?是企業(yè)為了符合國際標準組織(ISO)認證的必備文件?還是純粹就是把工作內事無巨細地拆解,然后制訂出一套明確界定或標準化的步驟及程序?

  “標準化”這個字詞,常給人官僚、照章行事的刻板印象,甚至帶點“不人性化”的意味,彷佛是管理者拿著秒表,緊盯著操作者按照規(guī)定的步驟地完成任務。這樣的想法,只是看到了標準化的表象,只把標準作業(yè)程序當成是一份控管文件、一項考核工具,是寫完后就束之高閣的官樣文章,是把員工變成機器人的訓練手冊。

  豐田生產系統(ToyotaProduction System)專家認為:“建立標準化流程和程序,是創(chuàng)造穩(wěn)定一致績效的最重要關鍵。”換言之,當工作是可重復的時候,標準作業(yè)程序就好比是已然經過驗證的“最佳實務”可以確保獲致穩(wěn)定、不出錯的成果。

  不過,標準化的最重要的涵義并不僅止于此。大野耐一指出“沒有標準就沒有改善”,這也就是說:“標準化作業(yè)和其它作業(yè)標準是持續(xù)改善的基線……任何作業(yè)在尚未制訂標準之前,是不可能達到真正改善的。”透過將作業(yè)標準化的過程,讓工作流程達到穩(wěn)定,才能夠知道究竟是改善了什么,又有哪些地方需要被改善。

  標準作業(yè)看似平凡無聊,卻有驚人功效

  管理學之父彼得·德魯克(PeterDrucker)在《有效的主管》一書中曾說:“效率,就是‘以正確的方式做事’;效能,就是‘做正確的事’。”標準作業(yè)就是將工作know-how歸納整合成書面化的制式規(guī)范,讓即使不熟悉作業(yè)方法的人,也能快速進入狀況,“以正確的方式,做出正確的事”,在有限的時間與資源內,執(zhí)行復雜的事務。

  承包全臺數十家醫(yī)院以及多家科技廠商清潔服務的威合公司,一年靠著“有效的打掃”創(chuàng)造20億營收,其營運總裁王國隆表示:“打掃誰都會做,但要做得快又好,就必須有一套固定的方法。”

  所以標準作業(yè)在管理上的涵義之一,就是縮短(新進)人員的學習時間、只要按部就班行事,就能避免因為不熟練或疏忽,而發(fā)生“有做等于沒做”,甚至發(fā)生意外的情形。

  20世紀70年代,美國某起空難的發(fā)生,就是在進入緊急降落程序時,因為機長沒有翻開SOP手冊逐條進行,只依照自己的記憶和經驗做反應,結果在緊迫的時間壓力下,漏掉了一項檢查,導致整起意外。這件事使得美國聯邦航空總署在事后規(guī)定,飛機在緊急降落時,駕駛員務必遵循操作手冊,逐項完成所有程序。

  毫無學問的“照著做”,卻可能造成生死一瞬間。對應在平常工作上,往往是一件事“做完”與“做好”的絕對分野,許多問題與意外,就起因于“看似做完,但沒做好”所引發(fā)。

  標準作業(yè)幫助劃分職權,減少成本浪費

  對個人來說,標準作業(yè)是確保事情做對的不二法門,對企業(yè)來說,標準作業(yè)除了強化員工的工作成效,還有另一個幫助:節(jié)省成本浪費。

  在企業(yè)運行過程中,我們往往發(fā)現業(yè)務范圍及責任歸屬不明,非常容易發(fā)生職務重疊的情況。企業(yè)應該設法讓金字塔頂端的人負責開創(chuàng)性工作,下端的人只需負責執(zhí)行,才能創(chuàng)造人力運用的效率。反過來說,如果一家公司從經理、主管到新進人員都在思考同一件事,或是某個重要案子沒人負責執(zhí)行,不僅造成組織效率不彰,有時甚至會導致經營危機。我們在企業(yè)中,我們往往把員工一線員工分為三類:能夠按照標準作業(yè)進行操作,保證質量及效率的員工就是合格員工。能夠按照標準作業(yè)的要求教導新員工或者轉崗員工就是優(yōu)秀員工。能夠對標準作業(yè)提出改善辦法的就是卓越員工。

  標準作業(yè)在規(guī)范工作流程時,就是指明了什么樣的工作該誰來負責,也就是將人力的分配明確化,使職責的范圍得以不重疊。

  “不能做到業(yè)務流程的標準化,將成為企業(yè)的致命傷,”日本著名管理大師大前研一強調,家樂福或肯德基、麥當勞等國際企業(yè)之所以能快速進入各國市場,就是因為建立了標準作業(yè)流程,換句話說,一套完善的標準作業(yè),才能讓任何員工都能輕易上手,發(fā)揮工作效率。

  標準作業(yè)的目標
標準作業(yè)的目標

  透過標準作業(yè)讓任何員工都能快速上手工作,確實可以有效減少人力的浪費,強化工作效率,這點在快餐業(yè)尤其可見,也是麥當勞、肯德基等國際連鎖業(yè)者快速擴張的關鍵。

  標準作業(yè)其實有兩大目的:告訴員工“Do right things”(政策)以及“Do thing sright”(程序),知道哪些事能做或不能做,以及對的事情又該怎么才能做好。同時,告訴員工,在標準作業(yè)要點中,不按照標準作業(yè)進行操作,將可能導致的隱患,明確的告訴員工。所以,標準作業(yè)不能只有程序步驟,還必須闡明背后的道理,才能讓員工在處理事務上,維持規(guī)范,也能保持合理的彈性。

  雖說標準作業(yè)是大企業(yè)用以快速擴張的快捷方式,但它的存在和企業(yè)大小并無關系,因為只要是做事,就會產生作業(yè)程序,而編寫出有效的標準作業(yè),就能為自己建立出良好的工作習慣,不管遇到什么情況,都能以省時省力的方式,達到最佳化的目標。

作者:博革咨詢

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